Lucca en quelques mots
Lucca édite, depuis 2002, des solutions SaaS d’automatisation des processus administratifs et RH pour aider les entreprises à devenir plus performantes. Les logiciels Lucca sont conçus pour éradiquer le papier, les fichiers Excel et les tâches rébarbatives autour de la paie et de la comptabilité.
Les fonctionnalités :
- La gamme Timmi pour suivre les temps de travail, gérer les absences, le flex office : Timmi Absences / Timmi Temps et Timmi Office.
- La gamme Poplee pour gérer la performance de vos talents et améliorer leur engagement : Poplee Socle RH / Poplee Entretiens et Objectifs et Poplee Engagement.
- La gamme Cleemy pour maîtriser les dépenses des collaborateurs : Cleemy notes de frais et Cleemy Achats.
- La gamme Pagga pour optimiser la préparation de la paie : Pagga rémunération / Pagga Bulletin de paie et Pagga Assistant de paie.
Est-ce que cela a un coût financier ?
Non, si vous activez l’intégration Lucca <> SideCare, cela n’engendre aucun coût supplémentaire sur votre abonnement Lucca et votre plateforme SideCarereste sans frais.
Si vous n'avez pas Lucca et que cela vous intéresse, vous pouvez remplir ce formulaire : ICI
Comment ça fonctionne ?
Pour faire correspondre les établissements dans Lucca et SideCare, l'intégration se base sur le SIRET.
1. Rendez-vous sur votre compte SideCare. Sur le menu à gauche, cliquez sur l’onglet “Paramètres & Intégrations” → “Intégrations” → “Voir”
2. Ensuite, cliquez sur “Activer”
3. Rendez-vous sur votre espace administrateur Lucca et accédez à la page "Clés API":
- Copier-coller votre clé API dans la fenêtre d'activation qui s’ouvre sur SideCare
- Et copier-coller l'URL de votre espace Lucca dans le champ de la fenêtre sur SideCare. Exemple du lien : “https://sidecare-sandbox.ilucca-demo.net” (l’URL doit terminer par “.net”)
Vous devez être administrateur du compte Lucca pour réaliser cette action. Vous recevrez alors une confirmation de synchronisation sur votre espace SideCare.
4. Après quelques secondes, le temps de la synchronisation de vos données, vous pouvez cliquer sur “Effectifs” pour directement voir l’ensemble des collaborateurs qui ont été importés depuis votre compte Lucca.
Pour mettre à jour les données, vous pouvez cliquer sur “Synchroniser”. À noter, la date de la dernière mise à jour apparaît en dessous.
Pour éviter les doublons dans la liste des collaborateurs, la synchronisation se base uniquement sur le numéro de sécurité sociale et l'e-mail du salarié. Afin de fluidifier la synchronisation des données et que le salarié puisse s'affilier directement à son contrat de santé, vous devez remplir sur Lucca le champ collège "cadre" ou "non cadre" et le type de contrat.
Questions posées :
Quels sont les avantages de cette intégration ?
Dès que vous cliquez sur "Activer" cela transmet instantanément les données salariées vous permettant ainsi de gagner du temps et de ne pas faire de double saisie (et éviter les erreurs par la même occasion !)
- Création automatique des salariés liés à un établissement (SIRET) Lucca sur SideCare:
- Dès que vous signez un contrat sur SideCare, tous les salariés créés sur Lucca sont automatiquement sur SideCare.
- S'il y a un nouveau collaborateur ajouté sur Lucca, il est ajouté sur SideCare.
- Les informations des salariés (nom, prénom, mail, etc) migrent automatiquement sur SideCare.
- Sur SideCare, vous devez compléter les informations : "Type de Contrat", "Numéro de sécurité sociale" et "Collège" si ces informations ne sont pas complétées sur Lucca. Nous vous conseillons de les renseigner systématiquement sur Lucca.
- Le salarié déclaré en départ sur Lucca sera également sorti des effectifs sur SideCare et la déclaration de la portabilité sera également disponible sur l'espace SideCare pour chaque salarié.
Quelles informations sont collectées depuis mon compte Lucca ?
Voici la liste exhaustive des informations collectées : date de naissance, email, prénom, nom, numéro de sécurité sociale, date de début de contrat, type de contrat, collège (cadre / non cadre), intitulé du poste, date de fin de contrat.
Quelles informations sur les salariés sont transmises depuis mon compte SideCare ?
Aucune, nous collections les données depuis Lucca via leur API, mais nous ne transmettons aucune information.
Vous avez changé d’avis et vous souhaitez désactiver l’intégration Lucca <> SideCare ?
C’est simple, vous cliquez sur “Désactiver” puis vous confirmez en cliquant sur “Supprimer” (vous pouvez faire marche arrière, en cliquant de nouveau sur “Activer”).
Nous avons déjà un compte Lucca et SideCare, est-ce que c’est utile d’activer la synchronisation des informations ?
Oui, cela va être important pour les nouveaux employés qui sont ajoutés sur Lucca, ça vous évite une double saisie. Attention, pour les salariés déjà rentrés sur SideCare, il n’y a pas de mise à jour réalisée sur des informations existantes.
J’ai un accès SideCare, mais je n’arrive pas à activer l’intégration, pourquoi ?
Il y a deux hypothèses :
- Soit le Siret ne fonctionne pas, il n’est pas le même entre Lucca et SideCare.
- Soit sur votre compte Lucca, vous n’avez pas un accès avec un compte administrateur qui permet de valider la connexion. Nous vous invitons à demander directement à Lucca pour vous basculer sur un compte administrateur.
Le mail du salarié est différent entre Lucca et SideCare, quelle est l’incidence ?
Cela va créer un nouveau salarié sur votre espace SideCare, sauf si le numéro de sécurité sociale du salarié est identique entre le compte SideCare et Lucca.
À noter, l’identification du salarié entre Lucca et SideCare se fait via : email ou numéro sécurité sociale. Dans ce cas, il faut harmoniser les emails entre SideCare et Lucca.
Est-ce que mon contrat de santé et/ou prévoyance doit être signé pour activer l'intégration ?
Non, vous n'avez pas besoin de contrat signé pour faire fonctionner l'intégration. Le salarié recevra un mail d'affiliation une fois le contrat signé et disponible à l'affiliation.
Comment fonctionnent les départs des salariés ?
Sur votre espace Lucca, vous déclarez le départ d'un collaborateur. Sous 24h, le salarié sera sorti automatiquement des effectifs sur la plateforme SideCare. En fonction de son statut et de son motif de départ, la portabilité pourra alors se déclencher, nous vous inviterons à valider le motif de départ sur la plateforme SideCare.
La date de départ apparaît sur l'espace SideCare seulement à J+1 de la déclaration faite sur Lucca.
Comment cela fonction quand il y a plusieurs établissements ?
SideCare verrouille les informations des salariés collectées sur le numéro de SIRET. Si vous avez plusieurs établissements, vous devez répéter la manipulation d'activation par SIRET (par entreprise sur SideCare). Vous utilisez la même clé API et URL coté Lucca.
J'ai un doublon de salarié, que dois-je faire ?
- Hypothèse 1 : le problème est lié à l'email
Étape 1 : vérifiez les emails renseignés sur le doublon du salarié que vous avez identifié sur votre espace SideCare
Étape 2 : si ces mails sont différents, vous devez harmoniser entre Lucca et SideCare (sur l'email personnel)
Pour rappel, le match du salarié est fait sur le numéro de sécurité sociale + email. De ce fait, par sécurité, le système identifie deux salariés si l'email est différent sous le même nom et prénom.
- Hypothèse 2 : le problème est lié au SIRET
Étape 1 : si vous avez plusieurs SIRET, vérifiez que l'employé est bien déclaré sur le même SIRET entre Lucca et SideCare.
Étape 2 : si vous remarquez une différence, pour faire le transfert du salarié sur la bonne entité sur la plateforme SideCare, vous pouvez adresser un mail à help@sidecare.com
J'ai déjà activé l'intégration avec PayFit, est-ce que j'ai besoin d'activer cette intégration ?
Les données collectées des salariés sur Lucca et PayFit sont similaires. Vous devez activer une seule intégration, nous vous conseillons de choisir l'intégration sur l'application où vous avez les données les plus complètes concernant vos effectifs. À noter, si vous désactivez une intégration pour activer l'autre, des erreurs de données salariés peuvent apparaître si elles ne sont pas strictement les mêmes entre Lucca et PayFit.